Beschreibung der Arbeitsweise des Vorstands, des Aufsichtsrat und der Arbeitsweise der Ausschüsse des Aufsichtsrats

Die NORMA Group SE folgt dem dualen Führungssystem. Aufsichtsrat und Vorstand sind zwei getrennte Organe mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand, bestellt seine Mitglieder und beruft sie ab.

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über seine Geschäftspolitik sowie über die Geschäftsentwicklung, die Lage der Gesellschaft und Geschäfte, die wesentliche Auswirkungen auf Profitabilität oder Liquidität der NORMA Group haben könnten. Die Entwicklung der insbesondere mit Blick auf die veröffentlichte Prognose zur Unternehmensentwicklung wichtigsten Kennzahlen der Gruppe berichtet der Vorstand monatlich an den Aufsichtsrat. An den Aufsichtsratssitzungen nehmen grundsätzlich sämtliche Vorstandsmitglieder teil. In den Aufsichtsratssitzungen legen die Vorstandsmitglieder auf Grundlage von zuvor in Textform den Aufsichtsratsmitgliedern zur Verfügung gestellten Unterlagen ausführlich den bisherigen Geschäftsverlauf dar und geben einen Ausblick auf die erwartete weitere Entwicklung der NORMA Group. Weitere regelmäßig wiederkehrende Gegenstände der planmäßigen Sitzungen sind neben den Monats- und Quartalszahlen auch die Risikoanalyse und Maßnahmen zur Minimierung erkannter Risiken und Berichte zum aktuellen Stand strategischer Projekte.

Die jeweiligen Vorsitzenden der Ausschüsse des Aufsichtsrats berichten in den planmäßigen Sitzungen über die Arbeit ihrer Ausschüsse und die vorangegangenen Ausschusssitzungen.

Am Ende der ordentlichen Aufsichtsratssitzungen tagt der Aufsichtsrat regelmäßig ohne den Vorstand in sogenannten Closed Sessions zur internen Nachbereitung der Sitzungen.

Details zu den Themen, mit denen sich der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2025 befasst hat, sind dem BERICHT DES AUFSICHTSRATS zu entnehmen.

Aufsichtsratsvorsitzender und Vorstandsvorsitzende koordinieren die Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand. Auch zwischen den Aufsichtsratssitzungen halten sie regelmäßig Kontakt, typischerweise in einem 14-täglichen Turnus, und besprechen aktuelle Fragen der Unternehmensführung. Ebenso regelmäßig stimmen sich die Vorsitzende des Prüfungsausschusses und das für den Bereich Finanzen zuständige Vorstandsmitglied zwischen den Sitzungen ab.

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, der Satzung der NORMA Group SE und der Geschäftsordnung des Vorstands muss der Aufsichtsrat bestimmten bedeutenden Geschäften zustimmen, bevor sie vom Vorstand und

von den Beschäftigten der Gruppe umgesetzt werden dürfen. Dies gilt nicht nur für betreffende Maßnahmen in der NORMA Group SE selbst, sondern auch für solche Maßnahmen in Konzerngesellschaften der NORMA Group SE. Um sicherzustellen, dass der Vorstand rechtzeitig über entsprechende Angelegenheiten der Tochtergesellschaften informiert wird, damit er den Aufsichtsrat um Zustimmung bitten kann, gilt in der NORMA Group weltweit ein abgestuftes System von Zustimmungspflichten.

Nebentätigkeiten eines Vorstandsmitglieds muss der Aufsichtsrat ebenfalls zustimmen. Details der Nebentätigkeiten sind auf der Website der Gesellschaft zu finden: WWW.NORMAGROUP.COM

Der Aufsichtsrat muss vorab auch sämtlichen Geschäften zwischen Gesellschaften der NORMA Group einerseits und einem Vorstandsmitglied oder ihm nahestehenden Personen oder Unternehmungen andererseits zustimmen. Derartige Geschäfte wurden im Jahr 2025 nicht abgeschlossen.

Die Lebensläufe der amtierenden Vorstandsmitglieder sind auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht. WWW.NORMAGROUP.COM

Beschlüsse des Vorstands werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit gefasst. Sollte es zu Stimmengleichheit kommen, entscheidet die Stimme der Vorstandsvorsitzenden. Ergänzend zu diesem Recht zum Stichentscheid hat der Aufsichtsrat entschieden, der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2026 eine Satzungsänderung zur Einführung eines Vetorechts der Vorstandsvorsitzenden bei Vorstandsentscheidungen vorzuschlagen. Die Vorstandsmitglieder sind allerdings angehalten, sich um Einstimmigkeit zu bemühen. Soweit

ein Mitglied des Vorstands an einer Abstimmung nicht teilnehmen kann, wird seine Stimmabgabe nachträglich eingeholt. Bei besonders wichtigen Fragen ist der Gesamtvorstand zuständig. Gemäß der Geschäftsordnung des Vorstands sind dies die folgenden Bereiche: die Erstellung der Berichte des Vorstands zur Information des Aufsichtsrats und der viertel- und halbjährlichen Berichte und Mitteilungen, grundlegende Organisationsmaßnahmen einschließlich Erwerb oder Veräußerung nicht unerheblicher Unternehmensteile und Angelegenheiten der Strategie- und Geschäftsplanung, Maßnahmen im Zusammenhang mit der Implementierung und Kontrolle eines Überwachungssystems im Sinne von § 91 Abs. 2 AktG, die Abgabe der Entsprechenserklärung nach § 161 Abs. 1 AktG, die Aufstellung des Jahres- und des Konzernabschlusses sowie vergleichbarer Berichte, die Einberufung der Hauptversammlung sowie Vorschläge des Vorstands zur Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Gegenständen der Tagesordnung, über welche die Hauptversammlung beschließen soll. Darüber hinaus kann jedes Vorstandsmitglied verlangen, dass sich der Gesamtvorstand mit einer Angelegenheit befasst.

Vorstandssitzungen finden in der Regel zweimal im Monat statt. Darüber hinaus tagt der Vorstand bei Bedarf kurzfristig. Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet.

Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, etwaige Interessenkonflikte unverzüglich gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und die anderen Vorstandsmitglieder darüber zu informieren. Im Jahr 2025 traten keine Interessenkonflikte eines Vorstandsmitglieds auf.

Die Altersgrenze für Vorstandsmitglieder ist in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats auf 65 Jahre festgelegt worden. Kein Mitglied des Vorstands erreicht derzeit diese Altersgrenze; dies ist auch während der Laufzeit der aktuellen Bestellungen nicht absehbar.