Sitzungen des Aufsichtsrats im Jahr 2023

Zu Beginn jeder ordentlichen Aufsichtsratssitzung stellt der Vorstand die aktuelle gesamtwirtschaftliche Situation und branchenbezogenen Konjunkturerwartungen vor. Er informiert über den aktuellen Geschäftsverlauf der NORMA Group und erläutert die Ertragslage anhand wesentlicher Kennzahlen und deren Entwicklung gegenüber dem Vorjahr, Forecast und Budget.

Fester Bestandteil einer ordentlichen Aufsichtsratssitzung und Prüfungsausschusssitzung ist auch der Risikobericht des Vorstands. Dabei werden die Risiken, welche die NORMA Group betreffen, jeweils auf dem Stand des vorangegangenen Quartals hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen unter Berücksichtigung von bereits eingeleiteten Gegenmaßnahmen und etwaigen Rückstellungen bewertet. Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss konnten sich im Rahmen dieser Risikoberichterstattung ein klares Bild darüber machen, welche möglichen Risiken zu einer Beeinträchtigung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft führen könnten.

In jeder Aufsichtsratssitzung werden Arbeitsunfälle und Maßnahmen, die zur Verbesserung der Arbeitssicherheit umgesetzt wurden, sowie Qualitätsthemen und Aspekte zur Liefertreue berichtet. Zudem befasst sich der Aufsichtsrat mit Beschäftigtenzahlen, der laufenden Einführung eines einheitlichen ERP-Systems und ESG-Themen, insbesondere CO₂-Emissionen. Weiteres Thema, das Aufsichtsrat und Vorstand speziell im Jahr 2023 fortlaufend besprachen, waren neben dem Stand des im Frühjahr 2023 gestarteten „Step Up“-Programms und Verbesserungen in margenschwachen Werken auch der Aufbau einer SBU-Organisation. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden – Rita Forst für den Strategieausschuss, Mark Wilhelms bzw. Miguel Ángel López Borrego für den Prüfungsausschuss und Günter Hauptmann bzw. Mark Wilhelms für den Präsidial- und Nominierungsausschuss – berichteten darüber hinaus im Aufsichtsrat über die Ausschusssitzungen. Im Anschluss an die Sitzungen mit dem Vorstand tagte der Aufsichtsrat regelmäßig intern ohne den Vorstand und besprach beispielsweise personelle Änderungen im Vorstand und Aufsichtsrat.

Am 25. November 2022 entschied der Aufsichtsrat, das Aufsichtsratsmitglied Miguel Ángel López Borrego ab dem 1. Januar 2023 übergangsweise zum Vorsitzenden des Vorstands der Gesellschaft zu bestellen. Miguel Ángel López Borrego sollte das Amt interimistisch ausüben, bis ein Nachfolger für den früheren Vorsitzenden des Vorstands, Dr. Michael Schneider, dessen Amt am 31. Dezember 2022 endete, gefunden werden konnte. Am 1. Juni 2023 trat der neue Vorstandsvorsitzende Guido Grandi sein Amt an und Miguel Ángel López Borrego kehrte nach fünf Monaten wieder in den Aufsichtsrat zurück. Vom 1. Januar 2023 bis 31. Mai 2023 hatte sein Aufsichtsratsmandat geruht. In dieser Zeit hatte der Aufsichtsrat fünf aktive Mitglieder und nicht wie sonst sechs aktive Mitglieder.

Im Jahr 2023 fanden neun Sitzungen des Gesamt-Aufsichtsrats statt.

An der ersten Sitzung am 7. Februar 2023 nahmen alle damaligen fünf Aufsichtsratsmitglieder per Videokonferenz teil. Gegenstand der Sitzung war ein M&A-Projekt.

Am 15. März 2023 befasste sich der Aufsichtsrat in einer physischen Sitzung in Maintal mit der Auswahl eines neuen Vorstandsvorsitzenden, nachdem es im Vorfeld intensive Gespräche mehrerer Kandidaten mit dem Präsidial- und Nominierungsausschuss gegeben hatte. Am Tag und am Folgetag wurden Kandidaten vom gesamten Aufsichtsrat interviewt.

Am Folgetag, also dem 16. März 2023, fand wiederum eine physische Sitzung in Maintal statt. In dieser Sitzung wurden neben den Standardthemen der Konzern- und Einzelabschluss 2022 sowie der nichtfinanzielle Konzernbericht, die Prognose für das Geschäftsjahr 2023, der Gewinnverwendungsvorschlag und die Vorbereitung und Einladung der ordentlichen Hauptversammlung 2023 besprochen. Darüber hinaus diskutierte und stimmte der Aufsichtsrat dem Finanzierungskonzept zur Begebung eines neuen Schuldscheindarlehens zu und befasste sich unter anderem mit der Kapitalmarktkommunikation des Vorstands und der Veränderung der Aktionärsstruktur.

In einer rein virtuellen Sitzung am 12. April 2023 besprach der Aufsichtsrat die Neubesetzung der Position des Vorstandsvorsitzenden und beschloss, Guido Grandi per 1. Juni 2023 zum Mitglied des Vorstands zu bestellen sowie ihn zum Vorstandsvorsitzenden zu ernennen, und stimmte dem Abschluss des Dienstvertrags mit ihm zu.

In der Sitzung am 20. April 2023, an der Günter Hauptmann und Rita Forst per Videokonferenz und die drei übrigen aktiven Mitglieder des Aufsichtsrats vor Ort in Maintal teilnahmen, stellten der Vorstand, die Presidents der drei strategischen Geschäftseinheiten („Water Management“, „Industry Applications“ sowie „Mobility & New Energy“) und weitere Führungskräfte dem Aufsichtsrat das neue Programm „Step Up“ ausführlich vor. Zudem befasste sich der Aufsichtsrat mit der Strategie für Elektromobilität in China. Ausführlich wurden mit dem Vorstand die Lehren aus der Werksschließung in Gerbershausen und den damit verbundenen Produktionsverlagerungen diskutiert. Ein weiterer Agendapunkt war die Cybersicherheit der verschiedenen IT-Systeme.

befasste sich der Aufsichtsrat mit der Strategie für Elektromobilität in China. Ausführlich wurden mit dem Vorstand die Lehren aus der Werksschließung in Gerbershausen und den damit verbundenen Produktionsverlagerungen diskutiert. Ein weiterer Agendapunkt war die Cybersicherheit der verschiedenen IT-Systeme.

Die Aufsichtsratssitzung am 11. Mai 2023, an der alle Mitglieder vor Ort in Frankfurt am Main im Anschluss an die Hauptversammlung teilnahmen, befasste sich zunächst im Nachgang an die Wahl von zwei neuen Aufsichtsratsmitgliedern, darunter Frau Denise Koopmans und Dr. Markus Distelhoff, mit der Neuwahl des Vorsitzes, übernommen durch Herrn Mark Wilhelms, sowie der Neubesetzung der Ausschüsse und ihrer Vorsitzenden. Der Aufsichtsrat diskutierte, ob Miguel Ángel López Borrego aufgrund der – wenngleich kurzen – Interims-CEO-Tätigkeit nach seiner Rückkehr in den Aufsichtsrat ab dem 1. Juni 2023 die Rolle des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses übernehmen sollte. Des Weiteren besprach der Aufsichtsrat unter anderem ein M&A-Projekt.

Am 13. Juli 2023 tagte der Aufsichtsrat physisch in Frankfurt am Main. Die beiden neuen Mitglieder berichteten von ihrem Onboarding-Prozess und schilderten ihre ersten Eindrücke. Sie hatten Führungskräfte aus verschiedenen Fachrichtungen getroffen, um das Geschäft der NORMA Group kennenzulernen. Die neue President der Region EMEA und der strategischen Geschäftseinheit Mobility & New Energy, Carolin Wolfsdörfer, der neue COO Dr. Daniel Heymann und der neue CEO Guido Grandi schilderten jeweils ihre Eindrücke und Erfahrungen seit ihrem Start bei der NORMA Group. Der Aufsichtsrat besprach die Sicht von Investoren auf die NORMA Group, die Form der Begleitung des Programms „Step Up“ durch den Aufsichtsrat in den nächsten Quartalen, generelle Möglichkeiten für M&A-Projekte angesichts des aktuell gestiegenen Verschuldungsgrads wie auch die Begleitung des Vorstands bei der Verbesserung margenschwacher Standorte. Ausführlich wurden geplante Änderungen im Vergütungssystem des Vorstands diskutiert.

Am 15. September 2023 fand eine physische Sitzung in Maintal statt. Die Vorstandsmitglieder stellten ihre wichtigsten Projekte und den überarbeiteten Prozess zur Freigabe von Kundenprojekten und zu damit verbundenen Investitionen vor. Darüber hinaus befasste sich der Aufsichtsrat unter anderem mit den Plänen zum Ausbau des Wassermanagements in der Region EMEA und einem M&A-Projekt.

In der letzten Sitzung des Jahres am 23. November 2023 stellte der Vorstand das Budget für das Jahr 2024 sowie die Mittelfristplanung vor und diskutierte intensiv mit dem Aufsichtsrat sowohl die Ergebnisverbesserungen durch „Step Up“ als auch die gesamte Mittelfristplanung. Darüber hinaus besprach der Aufsichtsrat die Erklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex sowie M&A-Themen und stimmte dem Zukauf des italienischen Unternehmens Teco Srl zu.

Darüber hinaus fasste der Aufsichtsrat weitere Beschlüsse außerhalb von Sitzungen.

Unabhängig von Sitzungsterminen informiert der Vorstand den Aufsichtsrat monatlich über die Geschäftsentwicklung der NORMA Group SE und des Konzerns und gibt einen Ausblick auf das laufende Geschäftsjahr. Über diese monatliche Berichterstattung und die Aufsichtsratssitzungen hinaus tauschen sich der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsratsvorsitzende üblicherweise im zweiwöchentlichen Turnus aus.

Anfang des Jahres 2023 hat sich der Aufsichtsrat bei Besichtigungen der Fertigung in Maintal von der Wirksamkeit verschiedener Verbesserungsmaßnahmen überzeugt. Wie auch in den Vorjahren hat der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vorstandsmitgliedern an verschiedenen Werksreviews teilgenommen.