Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen

Die NORMA Group SE folgt dem dualen Führungssystem. Aufsichtsrat und Vorstand sind zwei getrennte Organe mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand, bestellt seine Mitglieder und beruft sie ab.

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über seine Geschäftspolitik sowie die Geschäftsentwicklung, die Lage der Gesellschaft und Geschäfte, die wesentliche Auswirkungen auf Profitabilität oder Liquidität haben könnten. Die wichtigsten Kennzahlen der Gruppe und über den aktuellen Geschäftsverlauf, insbesondere mit Blick auf die veröffentlichte Prognose zur Unternehmensentwicklung, berichtet der Vorstand monatlich an den Aufsichtsrat. Auf den Aufsichtsratssitzungen legen die Vorstandsmitglieder auf Grundlage von zuvor in Textform den Aufsichtsratsmitgliedern zur Verfügung gestellten Unterlagen ausführlich den bisherigen Geschäftsverlauf dar und geben einen Ausblick auf die erwartete Entwicklung der NORMA Group. Weitere Standardthemen auf allen Sitzungen sind neben den Monats- und Quartalszahlen auch die Risikoanalyse und Maßnahmen zur Minimierung erkannter Risiken, Berichte der jeweiligen Vorsitzenden des Prüfungsausschusses, Präsidial- und Nominierungsausschusses und Strategieausschusses über die vorangegangenen Sitzungen und strategische Projekte. Weitere Details zu den Themen, mit denen sich der Aufsichtsrat 2023 befasst hatte, stehen im Bericht des Aufsichtsrats. An den Aufsichtsratssitzungen nehmen sämtliche Vorstandsmitglieder teil. Im Anschluss an oder im Vorfeld der Sitzungen mit dem Vorstand tagt der Aufsichtsrat üblicherweise ohne den Vorstand.

Aufsichtsratsvorsitzender und Vorstandsvorsitzender koordinieren die Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand. Auch zwischen den Aufsichtsratssitzungen halten sie regelmäßig Kontakt, typischerweise in einem 14-täglichen Turnus, und besprechen aktuelle Fragen der Unternehmensführung. Ebenso stimmen sich der Vorsitzende des Prüfungsausschusses und das für den Bereich Finanzen zuständige Vorstandsmitglied ab.

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, der Geschäftsordnung des Vorstands und der Satzung der NORMA Group SE muss der Aufsichtsrat bestimmten bedeutenden Geschäften zustimmen, bevor sie vom Vorstand und von den Beschäftigten der Gruppe umgesetzt werden dürfen. Dies gilt nicht nur für Maßnahmen in der NORMA Group SE selbst, sondern auch für solche ihrer Tochtergesellschaften. Um sicherzustellen, dass der Vorstand rechtzeitig über entsprechende Angelegenheiten der Tochtergesellschaften informiert wird, damit er den Aufsichtsrat um Zustimmung bitten kann, gilt in der NORMA Group weltweit ein abgestuftes System von Zustimmungspflichten.

 

Vorstand und Management der Regionen

Im Geschäftsjahr 2023 ergaben sich nachfolgende Änderungen im Vorstand der NORMA Group SE: Nach dem Ausscheiden von Dr. Michael Schneider Ende 2022 übernahm zunächst Miguel Ángel López Borrego, ein Mitglied des Aufsichtsrats, interimistisch bis zur dauerhaften Neubesetzung die Position des Vorstandsvorsitzenden von Anfang Januar bis Ende Mai 2023. Sein Amt als Aufsichtsratsmitglied ruhte in dieser Zeit. Weitere Details zu dieser Übergangsphase finden Sie im Bericht des Aufsichtsrats BERICHT DES AUFSICHTSRATS. Mit Wirkung zum 1. Juni 2023 trat Guido Grandi in den Vorstand der NORMA Group ein und übernahm den Vorstandsvorsitz. Bereits zuvor war zum 1. Mai 2023 Dr. Daniel Heymann als COO in den Vorstand der NORMA Group eingetreten, der das Amt von Dr. Friedrich Klein übernommen hatte.

Damit hatte der Vorstand der NORMA Group SE per Ende des Geschäftsjahres 2023 die folgenden drei Mitglieder: Guido Grandi (CEO), Dr. Daniel Heymann (COO) und Annette Stieve (CFO).

Die Lebensläufe der Vorstandsmitglieder sind auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht. WWW.NORMAGROUP.COM

Beschlüsse des Vorstands werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit gefasst. Sollte es zu Stimmengleichheit kommen, entscheidet die Stimme des Vorstandsvorsitzenden. Die Vorstandsmitglieder sind allerdings angehalten, sich um Einstimmigkeit zu bemühen. Soweit ein Mitglied des Vorstands an einer Abstimmung nicht teilnehmen kann, wird seine Zustimmung/Meinung nachträglich eingeholt. Bei besonders wichtigen Fragen ist der Gesamtvorstand zuständig. Gemäß der Geschäftsordnung des Vorstands sind dies die folgenden Bereiche: die Erstellung der Berichte des Vorstands zur Information des Aufsichtsrats und der viertel- und halbjährlichen Berichte und Mitteilungen, grundlegende Organisationsmaßnahmen einschließlich Erwerb oder Veräußerung nicht unerheblicher Unternehmensteile und Angelegenheiten der Strategie- und Geschäftsplanung, Maßnahmen im Zusammenhang mit der Implementierung und Kontrolle eines Überwachungssystems im Sinne von § 91 Abs. 2 AktG, die Abgabe der Entsprechenserklärung nach § 161 Abs. 1 AktG, die Aufstellung des Konzern- und Jahresabschlusses sowie vergleichbarer Berichte, die Einberufung der Hauptversammlung sowie Anfragen und Beschlussvorschläge des Vorstands, die in der Hauptversammlung behandelt werden und über die abgestimmt werden soll. Darüber hinaus kann jedes Vorstandsmitglied verlangen, dass sich der Gesamtvorstand mit einer Angelegenheit befasst.

Vorstandssitzungen finden in der Regel mindestens einmal im Monat statt. Darüber hinaus tagt der Vorstand bei Bedarf kurzfristig. Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet.

Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, etwaige Interessenkonflikte unverzüglich gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und die anderen Vorstandsmitglieder darüber zu informieren. Im Jahr 2023 traten keine Interessenkonflikte eines Vorstandsmitglieds auf.

Sämtlichen Geschäften zwischen Gesellschaften der NORMA Group einerseits und einem Vorstandsmitglied oder ihm nahestehenden Personen oder Unternehmungen andererseits muss der Aufsichtsrat vorab zustimmen. Derartige Geschäfte wurden im Jahr 2023 nicht abgeschlossen.

Nebentätigkeiten eines Vorstandsmitglieds muss der Aufsichtsrat ebenfalls zustimmen. Details der Nebentätigkeiten sind auf der Website der Gesellschaft zu finden. WWW.NORMAGROUP.COM

Die Vergütung des Vorstands ist im VERGÜTUNGSBERICHT dargestellt.

Im Rahmen der langfristigen Nachfolgeplanung hat der Aufsichtsrat seit 2018 für alle drei Positionen im Vorstand anlässlich der Suche nach den neuen Mitgliedern mit externen Beratern Kandidatenprofile entwickelt. Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats regelt zudem, dass der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auf Vielfalt (Diversity) achten soll.

Der Vorstand führt jährlich Talent Reviews in den Regionen und auf Gruppenebene durch, bei denen Maßnahmen zur Entwicklung der Führungskräfte definiert werden, und berichtet dem Aufsichtsrat im Rahmen der langfristigen Nachfolgeplanung über die Ergebnisse dieser Analysen und mögliche Kandidaten für die Nachfolge im Vorstand.

Die Altersgrenze für Vorstandsmitglieder ist in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats auf 65 Jahre festgelegt worden. Kein Mitglied des Vorstands erreicht derzeit diese Altersgrenze; dies ist auch während der Laufzeit der aktuellen Verträge nicht absehbar. WWW.NORMAGROUP.COM

In den drei Regionen EMEA, Amerika und Asien-Pazifik repräsentieren regionale Presidents die Unternehmensgruppe vor Ort. Die Presidents sind jeweils für eine der im Aufbau befindlichen strategischen Geschäftseinheiten verantwortlich. Regionale Headquarters sind in Singapur für die Region Asien-Pazifik, Auburn Hills, USA, für die Region Amerika und Maintal für die Region EMEA. Die Führungskräfte der NORMA Group arbeiten in einer Matrix-Struktur, in der sie sowohl einen disziplinarischen Vorgesetzten als auch einen fachlichen Vorgesetzten haben.

Informationen zum internen Kontrollsystem finden sich im RISIKO- UND CHANCENBERICHT.