Ausschüsse des Aufsichtsrats: Zuständigkeiten und Mitgliedschaft im Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat hat drei Ausschüsse: Prüfungsausschuss, Präsidial- und Nominierungsausschuss sowie Strategieausschuss.

Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme und des Risikomanagementsystems sowie mit der Abschlussprüfung. In Bezug auf die Abschlussprüfung beschäftigt sich der Prüfungsausschuss insbesondere mit der Unabhängigkeit des Prüfers, den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, der Erteilung des Prüfungsauftrags an die Abschlussprüfer, der Festlegung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung. Der Prüfungsausschuss begleitet die Zusammenarbeit zwischen den Abschlussprüfern und der NORMA Group SE und stellt sicher, dass Verbesserungsmöglichkeiten, die im Laufe der Prüfung erkannt werden, zeitnah umgesetzt werden. Er ist für die Vorbereitung der Rechnungslegungsunterlagen und die Beschlussfassung des Aufsichtsrats über den Konzern- und Jahresabschluss zuständig. Er ist außerdem für Compliance verantwortlich und überprüft die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien.

Dem Prüfungsausschuss gehörten im Geschäftsjahr 2024 Mark Wilhelms und Denise Koopmans und bis 16. Juni 2024 Miguel Ángel López Borrego (Vorsitzender) an. Nachdem Miguel Ángel López Borrego aus dem Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss ausgeschieden war, hatte der Prüfungsausschuss vorübergehend zwei statt drei Mitglieder und keinen Vorsitzenden, weil das einzige verbliebene Mitglied des Aufsichtsrats, das Finanzexperte ist, der Aufsichtsratsvorsitzende war, sodass die Anforderungen, dass der Aufsichtsratsvorsitzende nicht zugleich Vorsitzender des Prüfungsausschusses, aber Finanzexperte sein soll (Empfehlung D3 DCGK) nicht hätten erfüllt werden können. Mit Kerstin Müller-Kirchhofs konnte der Aufsichtsrat eine erfahrende Finanzexpertin als Kandidatin gewinnen. Das Amtsgericht Hanau bestellte Kerstin Müller-Kirchhofs mit Wirkung zum 9. September 2024 zum Mitglied des Aufsichtsrats. Sie wurde daraufhin zum 20. September 2024 zum Mitglied und zur Vorsitzenden des Prüfungsausschusses gewählt und wird sich auf der Hauptversammlung 2025 zur Wahl durch die Aktionäre stellen.

Mark Wilhelms und Miguel Ángel López Borrego sowie Kerstin Müller-Kirchhofs sind unabhängige Finanzexperten im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG. Insbesondere aufgrund ihrer langjährigen Tätigkeiten als Finanzvorstand und in verschiedenen Geschäftsführungspositionen verfügen sie über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren sowie der Nachhaltigkeitsberichterstattung und deren Prüfung.

2024 fanden sieben Sitzungen des Prüfungsausschusses statt. An einer Sitzung konnte Denise Koopmans nicht teilnehmen. Die übrigen Mitglieder nahmen an allen Sitzungen teil.

Der Präsidial- und Nominierungsausschuss ist für Vergütungsthemen verantwortlich. Zudem bereitet er die Personalentscheidungen des Aufsichtsrats hinsichtlich der Besetzung von Vorstand und Aufsichtsrat vor. Dieser Ausschuss hat im Einzelnen folgende Aufgaben: Vorbereitung der Beschlüsse des Aufsichtsrats über Abschluss, Änderung und Beendigung der Verträge mit den Vorstandsmitgliedern im Rahmen des vom Aufsichtsrat beschlossenen Vergütungssystems, Vorbereitung der Beschlüsse des Aufsichtsrats über die Stellung eines Antrags auf Herabsetzung der Bezüge eines Vorstandsmitglieds durch das Gericht nach § 87 Abs. 2 AktG, Vorbereitung der Beschlüsse des Aufsichtsrats über die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstand, Vertretung der Gesellschaft gegenüber ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern nach § 112 AktG, Einwilligung zu Nebenbeschäftigungen sowie zu anderweitigen Tätigkeiten eines Vorstandsmitglieds nach § 88 AktG, Gewährung von Darlehen an die in § 89 AktG (Kreditgewährung an Vorstandsmitglieder) und § 115 AktG (Kreditgewährung an Aufsichtsratsmitglieder) genannten Personen, Zustimmung zu Verträgen mit Aufsichtsratsmitgliedern nach § 114 AktG sowie Vorschlägen geeigneter Personen zur Besetzung des Aufsichtsrats im Fall der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern in der Hauptversammlung. 2024 befasste sich der Ausschuss insbesondere mit den Boni von Vorstand und Führungskräften, dem Modell der Vorstandsvergütung und einer Anpassung der Aufsichtsratsvergütung sowie der Suche nach einer Nachfolgerin für Miguel Ángel López Borrego als Mitglied des Aufsichtsrats und Prüfungsausschusses.

Dem Präsidial- und Nominierungsausschuss gehörten im Geschäftsjahr 2024 der Aufsichtsratsvorsitzende Mark Wilhelms (Ausschussvorsitzender) sowie Erika Schulte und Rita Forst an.

2024 fanden fünf Sitzungen des Präsidial- und Nominierungsausschusses statt, an denen jeweils alle Mitglieder teilnahmen.

Der Strategieausschuss befasst sich insbesondere mit der langfristigen Ausrichtung der NORMA Group auf die verschiedenen Endmärkte und Megatrends. In diesem Ausschuss werden auch die Auswirkungen des Klimawandels auf das Geschäft der NORMA Group und Nachhaltigkeitsthemen behandelt. Der Ausschuss befasst sich mit dem internationalen Ausbau der strategischen Geschäftseinheiten Industry Applications, Water Management sowie Mobility & New Energy in den Regionen. Dabei werden die dafür notwendigen Strukturen und Ressourcen vorgestellt. Weitere Themen sind M&A-Projekte.

Vorsitzende des Strategieausschusses ist Rita Forst; weitere Mitglieder sind Erika Schulte und Dr. Markus Distelhoff.

2024 fanden drei Sitzungen des Strategieausschusses statt, an denen jeweils alle Mitglieder teilnahmen.

Weitere Informationen zu Sitzungen und zur Arbeit der Ausschüsse im Geschäftsjahr stehen im BERICHT DES AUFSICHTSRATS.