Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen

Die NORMA Group SE folgt dem dualen Führungssystem. Aufsichtsrat und Vorstand sind zwei getrennte Organe mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand, bestellt seine Mitglieder und beruft sie ab.

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über seine Geschäftspolitik sowie die Geschäftsentwicklung, die Lage der Gesellschaft und Geschäfte, die wesentliche Auswirkungen auf Profitabilität oder Liquidität haben könnten. Die wichtigsten Kennzahlen der Gruppe und über den aktuellen Geschäftsverlauf, insbesondere mit Blick auf die veröffentlichte Prognose zur Unternehmensentwicklung, berichtet der Vorstand monatlich an den Aufsichtsrat. Auf den Aufsichtsratssitzungen legen die Vorstandsmitglieder auf Grundlage von zuvor in Textform den Aufsichtsratsmitgliedern zur Verfügung gestellten Unterlagen ausführlich den bisherigen Geschäftsverlauf dar und geben einen Ausblick auf die erwartete Entwicklung der NORMA Group. Weitere Standardthemen auf allen Sitzungen sind neben den Monats- und Quartalszahlen auch die Risikoanalyse und Maßnahmen zur Minimierung erkannter Risiken, Berichte der jeweiligen Ausschussvorsitzenden über die vorangegangenen Sitzungen und strategische Projekte. An den Aufsichtsratssitzungen nehmen sämtliche Vorstandsmitglieder teil. Im Anschluss an oder im Vorfeld der Sitzungen mit dem Vorstand tagt der Aufsichtsrat ohne den Vorstand.

Aufsichtsratsvorsitzender und Vorstandsvorsitzender koordinieren die Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand. Auch zwischen den Aufsichtsratssitzungen halten sie regelmäßig Kontakt und besprechen aktuelle Fragen der Unternehmensführung. Ebenso stimmen sich der Vorsitzende des Prüfungsausschusses und das für den Bereich Finanzen zuständige Vorstandsmitglied ab.

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, der Geschäftsordnung des Vorstands und der Satzung der NORMA Group SE muss der Aufsichtsrat bestimmten bedeutenden Geschäften zustimmen, bevor sie durch den Vorstand und die Beschäftigten der Gruppe umgesetzt werden dürfen. Dies gilt nicht nur für Maßnahmen in der NORMA Group SE selbst, sondern auch für solche ihrer Tochtergesellschaften. Um sicherzustellen, dass der Vorstand rechtzeitig über entsprechende Angelegenheiten der Tochtergesellschaften informiert wird, damit er den Aufsichtsrat um Zustimmung bitten kann, gilt in der NORMA Group weltweit ein abgestuftes, nach Funktionsbereichen, Verantwortungsebenen und Ländern gegliedertes System von Zustimmungspflichten.

Vorstand und Management der Regionen

Der Vorstand der NORMA Group SE hatte bis Ende 2022 die folgenden drei Mitglieder: Dr. Michael Schneider (Vorstandsvorsitzender, CEO), Dr. Friedrich Klein (Mitglied des Vorstands, COO) und Annette Stieve (Mitglied des Vorstands, CFO). Herr Dr. Schneider schied Ende 2022 aus dem Vorstand aus. Bis die Stelle endgültig besetzt wird, übernahm Herr Miguel Ángel López Borrego, ein Mitglied des Aufsichtsrats, ab dem 1. Januar 2023 die Position des Vorstandsvorsitzenden, jedoch maximal für ein Jahr interimistisch. Sein Amt als Aufsichtsratsmitglied ruht in dieser Zeit.

Die Lebensläufe der Vorstandsmitglieder sind auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.  WWW.NORMAGROUP.COM

Beschlüsse des Vorstands werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit gefasst. Sollte es zu Stimmengleichheit kommen, entscheidet die Stimme des Vorstandsvorsitzenden. Die Vorstandsmitglieder sind allerdings angehalten, sich um Einstimmigkeit zu bemühen. Soweit ein Mitglied des Vorstands an einer Abstimmung nicht teilnehmen kann, wird seine Zustimmung nachträglich eingeholt. Bei besonders wichtigen Fragen ist der Gesamtvorstand

zuständig. Gemäß der Geschäftsordnung des Vorstands sind dies die folgenden Bereiche: die Erstellung der Berichte des Vorstands zur Information des Aufsichtsrats und der viertel- und halbjährlichen Berichte und Mitteilungen, grundlegende Organisationsmaßnahmen einschließlich Erwerb oder Veräußerung nicht unerheblicher Unternehmensteile und Angelegenheiten der Strategie- und Geschäftsplanung, Maßnahmen im Zusammenhang mit der Implementierung und Kontrolle eines Überwachungssystems im Sinne von § 91 Abs. 2 AktG, die Abgabe der Entsprechenserklärung nach § 161 Abs. 1 AktG, die Aufstellung des Konzern- und Jahresabschlusses sowie vergleichbarer Berichte, die Einberufung der Hauptversammlung sowie Anfragen und Beschlussvorschläge des Vorstands, die in der Hauptversammlung behandelt werden und über die abgestimmt werden soll. Darüber hinaus kann jedes Vorstandsmitglied verlangen, dass sich der Gesamtvorstand mit einer Angelegenheit befasst.

Vorstandssitzungen finden in der Regel mindestens einmal im Monat statt. Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet.

Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, etwaige Interessenkonflikte unverzüglich gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und die anderen Vorstandsmitglieder darüber zu informieren. Im Jahr 2022 traten keine Interessenkonflikte eines Vorstandsmitglieds auf.

Sämtlichen Geschäften zwischen Gesellschaften der NORMA Group einerseits und einem Vorstandsmitglied oder ihm nahestehenden Personen oder Unternehmungen andererseits muss der Aufsichtsrat vorab zustimmen. Derartige Geschäfte wurden im Jahr 2022 nicht abgeschlossen.

Nebentätigkeiten eines Vorstandsmitglieds muss der Aufsichtsrat ebenfalls zustimmen. Details der Nebentätigkeiten sind auf der Internetseite der Gesellschaft zu finden.

Die Vergütung des Vorstands ist im  VERGÜTUNGSBERICHT dargestellt.

Im Rahmen der langfristigen Nachfolgeplanung hat der Aufsichtsrat seit 2018 für alle drei Positionen im Vorstand anlässlich der Suche nach den neuen Mitgliedern mit externen Beratern Kandidatenprofile entwickelt. Er aktualisiert diese Profile regelmäßig. Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats regelt zudem, dass der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auf Vielfalt (Diversity) achten soll.

Der Vorstand führt jährlich Talent Reviews in den Regionen und auf Gruppenebene durch, bei denen Maßnahmen zur Entwicklung der Führungskräfte definiert werden, und berichtet dem Aufsichtsrat im Rahmen der langfristigen Nachfolgeplanung über die Ergebnisse dieser Analysen und mögliche Kandidaten für die Nachfolge im Vorstand.

Die Altersgrenze für Vorstandsmitglieder ist in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats auf 65 Jahre festgelegt worden. Kein Mitglied des Vorstands erreicht diese Altersgrenze aktuell oder während der Laufzeit seines aktuellen Vertrags.  WWW.NORMAGROUP.COM

In den drei Regionen EMEA, Amerika und Asien-Pazifik führen regionale Präsidenten die Tagesgeschäfte vor Ort. Der Gesamtvorstand der NORMA Group SE trifft sich normalerweise wenigstens einmal jährlich in den regionalen Headquarters – Singapur für die Region Asien-Pazifik, Auburn Hills, Michigan, für die Region Amerika und Maintal für die Region EMEA – mit den Präsidenten und ihren Führungskräften. Im Jahr 2022 wurden diese Termine aufgrund der Reisebeschränkungen infolge der Corona-Pandemie teilweise virtuell abgehalten. Darüber hinaus finden üblicherweise regelmäßig Treffen einzelner Vorstandsmitglieder vor Ort mit ihren jeweiligen funktionalen Teams statt. Diese Treffen fanden im abgelaufenen Geschäftsjahr ebenfalls aufgrund der Corona-Pandemie

teilweise virtuell statt. Die Führungskräfte der NORMA Group arbeiten in einer Matrix-Struktur, in der sie sowohl einen disziplinarischen Vorgesetzten als auch einen fachlichen Vorgesetzten haben.

Informationen zum internen Kontrollsystem finden sich im  RISIKO- UND CHANCENBERICHT.